Stappenplan patiëntportaal

Nog even de voordelen van het patiëntportaal op een rijtje:

• Patiënten kunnen online afspraken maken en wijzigen (dus ook buiten jouw werktijd)
• Je kunt online vragenlijsten aanbieden die mensen alvast thuis kunnen invullen (de antwoorden staan direct in Intramed)
• Je kunt nieuwkomers een online intake aanbieden
• Patiënten kunnen hun dossier opvragen (wat jij altijd vooraf nog kunt redigeren)

Om dat te realiseren, doorloop je de volgende stappen:

1. Handig om bij de hand te hebben

Het patiëntportaal is inmiddels voor je geactiveerd, dus je kunt nu aan de slag met de installatie. Zorg ervoor dat je de volgende zaken bij de hand hebt:

• Je hebt de zogenoemde ‘Bijlage II’ nodig met daarin je debiteurnummer, je administratienummer(s) en het bijbehorende wachtwoord.Deze heb je -als het goed is- ontvangen in de startmail van het patiëntportaal. Heb je ‘Bijlage II’ niet meer? Check dat dan even bij de persoon die binnen je praktijk als eerste aanspreekpunt voor Intramed geldt, of bel/mail ons Service Centrum (0182 – 621 121 of helpdesk@intramed.nl)
• De link van jouw patiëntportaal
  Deze link staat in de startmail van het patiëntportaal, maar je kan hem ook zelf reproduceren: https://importaal.intramedonline.nl/debiteurnummer/ADMxx/
  Hier vul je je eigen debiteurnummer en het gewenste administratienummer in (dat is meestal ADM01).

2. Hoe zet je het patiëntportaal online?

Je wilt je patiënten extra service bieden door ze zelf afspraken te laten maken/wijzigen of thuis vragenlijsten in te laten vullen. Om dat te kunnen doen, moet je het patiëntportaal online aanbieden. Hieronder zie je diverse mogelijkheden:

• A. Je hebt een eigen website en plaatst het patiëntportaal zelf online m.b.v. een iframe (dit kan ook via je eigen websitebouwer).
  Om het Intramed patiëntportaal op je website te kunnen plaatsen, moet je een zogenaamd iframe (laten) plaatsen. Hiermee wordt het patiëntportaal onderdeel van je eigen site. Daarvoor moet je een aantal stappen doorlopen. Lees hiervoor ons uitgebreide stappenplan.
  Je kunt nu zelf aan de slag met de informatie uit bijlage II (of dit doorgeven aan je websitebouwer).
• B. Je hebt een eigen website en wilt dat wij het patiëntportaal online plaatsen.
  Heb je geen eigen websitebouwer of tijd, dan helpen we je graag. De kosten hiervoor zijn €100 excl. btw. Je kunt dit aanvragen door dit aanvraagformulier in te vullen en toe te sturen. Als je voor deze optie kiest, dan nemen we contact met je op om de details met je door te nemen.
• C. Je wilt werken met het patiëntportaal op een losse webpagina (omdat je geen site hebt, of niet wilt iframen)
  Je kunt dan vrij vlot door naar stap 3 met de alleen de link van jouw patiëntportaal  (https://importaal.intramedonline.nl/debiteurnummer/ADMxx/). Houd er wel rekening mee dat deze link er voor patiënten mogelijk vreemd uitziet, aangezien het voor hen niet herkenbaar is dat het om jouw praktijk gaat.
• D. Je wilt een compleet nieuwe praktijkwebsite via Intramed.
  Heb je nog geen praktijkwebsite, maar wil je dat wel? Dan bieden we ook de mogelijkheid om een praktijkwebsite (o.b.v. WordPress) via ons te laten maken. Je hebt dan de keuze uit drie verschillende layout-opties en wij zorgen ervoor dat het patiëntportaal in je nieuwe website staat. Hier zijn echter wel kosten aan verbonden. Meer informatie of gelijk een praktijkwebsite aanvragen? Dat kan hier.

3. Koppeling met Intramed maken

Om de koppeling te maken tussen het patiëntportaal en Intramed, moet je een aantal gegevens zelf vooraf invullen in Intramed:

• Het ‘wachtwoord externe toegang’ (terug te vinden in je bijlage II)
• De link/url van de webpagina waar het patiëntportaal voor je patiënten te vinden is (bijvoorbeeld praktijknaam.nl/patientportaal). Kies je bij stap 2 voor optie 3, dan gebruik je hiervoor de ‘kale’ link.
• Hoe je de koppeling maakt in Intramed, leggen we uit in deze video.

4. Testen van de oplossingen

Als je stap 2 en 3 doorlopen hebt, is het belangrijk om het patiëntportaal te gaan testen. Zowel vanuit het perspectief van de therapeut als van de patiënt. Lees hiervoor het testscript voor het patiëntportaal.

Als alles werkt kan de pagina gepubliceerd worden op de website. Mocht er onverhoopt iets niet werken, neem dan contact met ons op via helpdesk@intramed.nl met een omschrijving van het probleem. Dan zorgen wij ervoor dat je door de juiste persoon geholpen wordt.

5. Patiënten informeren

Als alles getest is en werkt, kun je e.e.a. gaan communiceren naar je patiënten. Laat ze weten dat zij nu vanuit huis op elk moment van de dag op hun gemak een afspraak kunnen maken of een online vragenlijst kunnen invullen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Op de voicemail aanpassen dat online inschrijven ook mogelijk is
• Op de website bij contactgegevens de link plaatsen naar de online inschrijfmogelijkheid
• Een advertentie plaatsen in het plaatselijk weekblad of een berichtje op je eigen social media kanalen
• Flyers/kaartjes laten drukken om uit te delen in de praktijk

We wensen je veel succes en gemak met je patiëntportaal!